Podniková archivace

Digitalizace je poslední roky nejen v podnikatelském prostředí bezesporu tématem číslo jedna. I přesto nám stále zůstává poměrně široká agenda, která se bez papíru neobejde a samozřejmě častokrát si i přes digitalizovanou složku neodpustíme zdvojení v podobě papírové kopie „pro všechny případy“ a „kdyby náhodou“. 

Jak se ale vypořádat s papíry, které skutečně musíme mít založené, a má taková archivace nějaké náležitosti dle zákona? Pojďme se na to podívat!

Lhůty pro archivaci, kterým se nevyhneme

Archivační lhůty jsou jasně dané a jejich délka záleží na povaze uchovávaného dokumentu. Nejčastěji budeme při podnikání řešit pravděpodobně účetní doklady, tedy vydané a přijaté faktury, pokladní doklady, účetní knihy a obecně všechny dokumenty týkající se vedení účetnictví. Tento typ papírové agendy je potřeba uchovat alespoň po dobu 5 let. 

Vzhledem k objemu a formě archivace v častokrát mohutných šanonech doporučujeme vybrat vhodné místo k jejich uložení s ohledem na hmotnost, kterou nastřádané účetní doklady dohromady představují. Ačkoliv se to nemusí na první pohled zdát, papíry se pomalu hromadí a celkově se u menších firem či živnostníků můžeme dostat i na desítky kilogramů archivačního materiálu. 

Pro tyto účely je vhodné zvolit k archivaci opravdu bytelný kovový nábytek, který ale zároveň bude umožňovat rychlý přístup. Pro menší objemy jsou optimální zásuvkové skříně, které můžete prakticky umístit například pod stůl, policové skříně se zase hodí pro uchovávání šanonů ve vertikální poloze.

Méně častou, ale taktéž poměrně obsáhlou agendou jsou například výroční zprávy podniku, celistvé účetní závěrky a doklady ohledně DPH. Zde se doba archivace prodlužuje na rovných 10 let. Nesmíme zapomenout ani na mzdové listy nebo podklady potřebné pro výpočet důchodového pojištění. V takovém případě můžeme zvolit k uložení méně používanou závěsnou skříňku, neboť se nejedná o dokumenty spravované na denní bázi, ale lhůta archivace je stanovena 30 let, tedy si u nás nějakou dobu poleží.

Co dále? GDPR napoví

Zmíněné lhůty uplynuly, jak nyní s dokumenty naložit? Přichází čas pro likvidaci. Skartace je ve většině případů vzhledem k povaze dokumentů jediné možné řešení. Data je ale nutné chránit po celou dobu archivace a to především u dokumentů s osobními údaji. 

Tip: Přišel čas na skartaci dokumentů? Budete potřebovat pořádnou skartovačku, aby se po chvíli nezačala přehřívat a hltit. Přečtěte si, jak vybrat skartovačku, se kterou tuhle práci dotáhnete rychle do konce.

Postup je poměrně jasně definován již několik let díky znění legislativy známé pod zkratkou GDPR, která říká, že veškeré listinné dokumenty, se kterými se v danou chvíli nepracuje, je nutné uchovávat v uzamčených prostorách (například v zásuvce stolu nebo ve skříni). Nesmí být ponechány v neuzamčené místnosti, pokud z ní odchází ten, který je pověřen s nimi nakládat a mohla by tak za jeho nepřítomnosti s údaji nakládat jiná neoprávněná osoba.

Elektronické verze není o skenování

Pokud máme možnost elektronické formy, jedná se vždy o jednodušší řešení? Pravdou je, že možnost volby mezi elektronickou a papírovou formou archivace existuje. Zákon nám v tomto vychází vstříc a umožňuje vést tištěnou, digitální, ale také smíšenou evidenci. Nejeden živnostník či firma se ale stále drží osvědčeného „co je psáno, to je dáno“. 

Samotná online forma totiž neznamená pouze skenování dokumentů a jejich následné uložení na disku. Má své zásady a v případě zvolení si tohoto způsobu archivace musíme naplňovat veškeré náležitosti z této volby plynoucí.

K základním bodům nepřekvapivě patří čitelnost dokumentu, dále jasný původ a v případě úprav také obsahová koherence. Dokument musíme opatřit elektronickým podpisem a časovým razítkem, které pravidelně obnovujeme. Pro jeho získání se využívají služby tzv. obecně uznávaných certifikačních autorit, což jsou subjekty vydávající různé digitální certifikáty a potvrzující důvěryhodnost a pravdivost údajů.

Na závěr jsme připravili krátkou infografiku ohledně GDPR, jehož principy platí od zavedení v roce 2018. Ačkoliv jsme v článku veškeré náležitosti zmiňovali, je vidno, že pojem nebyl cizí ani krátce po uveřejnění samotné směrnice. Níže uvedená studie totiž ukázala, že hned následující rok (2019) mělo 67 % Evropanů povědomí o GDPR a ČR se dokonce umístila na čtvrtém místě v informovanosti. Na bližší výsledky se můžete podívat v následujícím grafu: